Zarządzanie flotami pojazdów- nadzór specjalny

w Sieci logo

Samochody pod specjalnym nadzorem
Myśląc o problemach stojących przed pracodawcami, mało kto zastanawia się dziś nad sposobem radzenia  sobie z flotą samochodową.

Problem, o ile nie dotyczy firm stricte logistyczno-transportowych, zdaje się w oczach wielu ludzi z dość błahy.
Postarać się o finansowanie, kupil kilka solidnych i oszczędnych autek – ot i cała filozofia.
W rzeczywistości zarządzanie taborem to jedno z bardziej skomplikowanych zagadnień administracyjnych w biznesie.

Kwestia dotyczy przecież sprzętu o znacznej wartości, którego użytkowanie generuje bardzo wysokie koszty.
Do tego dochodzą formalności i konieczność permanentnego badania stanu technicznego floty.
W Polsce właściwie wszystkie firmy posiadają mniejszy lub większy park maszynowy.
Według danych Instytutu Badań Rynku Motoryzacyjnego Samar tylko 6 proc.
polskich przedsiębiorstw nie dysponuje żadnym pojazdem firmowym, a blisko 42 proc.
podmiotów włada flotą powyżej sześciu samochodów. W 2013 r. aż 58 proc. nowych pojazdów
zakupionych na terenie naszego kraju to właśnie auta na użytek firmowy. Ani na krok
nie ustępujemy naszym zachodnim sąsiadom, w Niemczech bowiem też blisko
60 proc. nowo zarejestrowanych wozów to zakupy przedsiębiorstw.

Wysoki krawężnik
Jaki samochód wjedzie na wysoki krawężnik?
- Służbowy.
Ten dowcip zapewne powstał kilka minut po tym, jak pierwszy
pracodawca udostępnił swojemu pracownikowi auto firmowe.  
Służbowe samochody z definicji mają przecież opony ze stali, lakier z grafenu, zawieszenie z tytanu,
dlatego ich kierowcy powodują 30 proc. wypadków w Polsce. Do niedawna pracodawcy mieli
bardzo ograniczone możliwości kontrolowania pojazdów, gdy opuszczają parking firmowy.
Z chwilą zatrzaśnięcia drzwi za pracownikiem dzierżącym kluczyki i dowód
rejestracyjny szefom pozostawała tylko modlitwa. I gruby portfel, bowiem każde
zdarzenie drogowe to dla pracodawcy ogromne koszty. Naprawa, większa stawka
za ubezpieczenie, samochód wyłączony z użytku na parę tygodni, a jeśli pracownik
w wyniku kolizji ulegnie kontuzji, także z jego nieobecnością przedsiębiorca musi się liczyć.
  Problem dużej liczby wypadków wśród kierowców pojazdów służbowych próbowano
rozwiązać za pomocą warsztatów, szkoleń, benefitów za bezszkodową jazdę.
Niewiele to jednak zmieniało, wsiadając do służbowego samochodu, większości pracowników
nadal udzielał się syndrom nastolatka zostawionego bez rodziców. Nikt przecież
nie sprawdzi tego, czy spod świateł wystartował z piskiem opon, obcierając przy okazji
samochód stojący na sąsiednim pasie.

Zbawienna telematyka
Na pomoc właścicielom przedsiębiorstw przyszła nowoczesna technologia.

Telematyka, czyli system rozwiązań telekomunikacyjno- informatycznych 
pozwalający na gromadzenie danych i obserwowanie w czasie rzeczywistym procesów na odległość.
Swoje zastosowanie znalazła w przemyśle energetycznymmedycznym, produkcyjnym, ale prawdziwą
rewolucję wprowadziła w segmencie zarządzania flotami. Już od lat stosują ją firmy transportowe
mające w swoim parku maszyn pojazdy ciężarowe, chociażby do regulowanej prawnie ewidencji czasu
pracy kierowców. Od niedawna wykorzystywana jest również we flotach pojazdów osobowych. 
Nareszcie pracodawca ma możliwość obserwowania zwyczajów swoich pracowników za kółkiem.

Firmy oferujące rozwiązania telematyczne mają szeroką gamę produktów i usług.
W dużych przedsiębiorstwach dopasowanie i wdrożenie funkcjonalnego systemu zarządzania
flotą to prawdziwe wyzwanie. Przedstawiciele firmy T-matic Systems (wchodzącej
w skład grupy giełdowej Arcus) w debacie „Gazety Bankowej” zatytułowanej „Telematyka
wspomaga biznes” nakreślali, jak wyglądał proces konstruowania i aplikacji takiego systemu
w banku BPH, którego tabor liczy ponad 500 samochodów.
– Bank zmienił regulamin [korzystania z samochodów służbowych – przyp. M.S.]
po poznaniu rzeczywistych kosztów utrzymania floty samochodowej i szczegółowym
rozpoznaniu źródeł ich powstawania.
Przed właściwym wdrożeniem test naszego rozwiązania
trwał 12 miesięcy i obejmował 100 samochodów – opowiadał Bogdan Kwiatkowski,
dyrektor biura sprzedaży T-matic Systems.
   Swoisty audyt trwał więc rok i pozwolił na zbadanie zwyczajów
i potrzeb pracowników, a także przetestowanie każdego z zaproponowanych
przez T-matic Systems rozwiązań. W efekcie powstał system dopasowany do
potrzeb pracowników banku, pozostawiający im także sferę prywatności.
Pracowników podzielono na dwie grupy
– Jedna grupa składa się z tych użytkowników, którzy jeżdżą dużo
prywatnie, np. po godz. 17, ale nie chcą tych danych szczegółowych publikować,
i oni mogą wybrać model rozliczeniowy, w którym sami płacą, zgodnie
z regulaminem i taryfikatorem, określoną ryczałtowo kwotę – wyjaśniał dyrektor biura
sprzedaży T-matic Systems podczas debaty „GB”.
– Drugą grupę stanowią użytkownicy, którzy w niewielkim stopniu wykorzystują
samochód do celów prywatnych. Dla nich przewidziana jest możliwość skorzystania
z przycisku „jazda prywatna” i oddzielnego rozliczania tylko tych przejazdów.
Nasz system pozwala też na indywidualne rozliczenia „auta biurowego”,
czyli takiego, z którego korzysta kilku pracowników.
Wprowadzanie systemów telematycznych pozwala nie tylko na sprawdzenie
miejsc i godzin, w których wykorzystywany wykorzystywany jest pojazd służbowy.
W firmie można wprowadzić rozwiązanie pozwalające na kontrolowanie
sposobu prowadzenia
– z jaką prędkością porusza się pracownik,
   jak często zdarza mu się ostre hamowanie,
   czy stosuje się do zasad ecodrivingu, czyli
   płynnej, ekonomicznej i ekologicznej jazdy.

Już sama świadomość istnienia kontroli dyscyplinuje pracowników, ale też mając
takie dane, właściciele przedsiębiorstw mogą wprowadzić system „benefitów” dla
oszczędnych kierowców. Mniejsze spalanie, mniej wypadków – same oszczędności.
  Dodatkową zaletą monitorowania i gromadzenia danych jest możliwość ich
analizy przy następnej wymianie parku maszyn. Dzięki zgromadzonym raportom
dokładnie widać, do jakich celów pracownicy wykorzystują pojazdy, i zgodnie z tym
można dobrać najbardziej optymalnie parametry kupowanych produktów.

Carsharing pod kontrolą
Wiele firm, wśród nich nawet wielkie korporacje, nie porywa się na stworzenie
własnej floty. Liczne problemy sprawiają, że generowane koszty przewyższają korzyści
płynące z jej posiadania
. Jeszcze parę lat temu popularne były vouchery na taksówki
udostępniane pracownikom. Kontrolowanie jednak, czy zatrudnieni
korzystają z przejazdów tylko w celach służbowych, było żmudne, a często niemożliwe.
Obecnie wiele zachodnich firm coraz częściej korzysta z usług spółek carsharingowych,
których działalność polega na wypożyczaniu samochodów na krótki czas
(najczęściej w obrębie jednego miasta). Pojazdy rozstawione są w różnych miejscach metropolii
w sposób taki, aby pieszy do najbliższego auta miał nie dalej niż
do przystanku autobusowego. Aby przejechać się w systemie carsharing,
trzeba być uprzednio zarejestrowanym, powiązać konto ze swoją kartą kredytową
i otrzymać hasło lub czip, który umożliwia wynajęcie samochodu.
Takie usługi są bardzo popularne np. w Niemczech. W samym Monachium można
korzystać z produktów dwóch dostawców
– DriveNow joint venture konceru BMW i sieci wypożyczalni Sixt (w asortymencie
mają BMW serii 1, X1 oraz lifestyle’owe Mini, także w wersji cabrio) oraz Car2Go Mercedesa
i Europcar (tutaj do dyspozycji mamy wszędzie mieszczące się smarty). W Berlinie
takie usługi świadczą aż cztery firmy. Nie mogłoby się to obejść bez telematyki
– zarządcy floty muszą wiedzieć, gdzie dokładnie znajduje się dany samochód,
kto i na jakim odcinku nim się poruszał, a także czy pojazd jest czysty, zatankowany,
czy nie ma żadnych usterek (informacji o stanie auta dostarczają pracownicy obsługi za
pomocą aplikacji mobilnej).
Istniejący system dostarczania danych aż prosi się o skomponowanie oferty dla
firm nie tylko w zakresie przewozowym. Wspomniany wcześniej DriveNow w menu
dla przedsiębiorstw poza wygodnym i tanim carsharingiem ma również udzielanie
informacji na temat trasy czy spalania na poszczególnych odcinkach.
Takie rozwiązanie pozwala firmom „wypożyczać” flotę wyposażoną w rozwiązania telematyczne.
Nie trzeba więc budować własnego taboru ani inwestować w dedykowane technologie,
aby z najnowszych technologii czerpać pełnymi garściami.

Śledztwo indywidualne
Ale rozwiązania telematyczne to nie tylko profity dla dużych flot. Poza konstruowaniem
indywidualnych systemów zarządzania taborem wielu producentów systemów
telematycznych oferuje też ujednolicone recepty dla mniejszych podmiotów, a nawet
dla klientów indywidualnych. Takim urządzeniem jest np. TiMS Plug and Drive – jest
stosunkowo niewielkie i de facto nie wymaga instalacji. Wystarczy je wpiąć np. w gniazdo
zapalniczki, co oznacza automatyczne rozpoczęcie gromadzenia danych.
– To urządzenie będzie dostępne za stosunkowo 
niską cenę dla klientów indywidualnych
– zapewnia Piotr Pastuszka, prezes spółki T-matic Systems.
Będą mogli je kupić np. rodzice udostępniający samochód swoim dzieciom lub
właściciele najmniejszych firm, gdzie do dyspozycji pracowników są dwa lub trzy
auta, które warto monitorować. TiMS Plug and Drive pozwala nie tylko na śledzenie
pojazdu w czasie rzeczywistym, lecz także na analizę historii poszczególnych parametrów
eksploatacji auta, co ma znaczenie zarówno ze względów oszczędnościowych, jak
i ze względu na zwiększenie bezpieczeństwa auta i pasażerów.
Jest to pierwszy krok telematyki w kierunku klienta indywidualnego.
Obecnie korzystanie z narzędzi telekomunikacyjno- informatycznych to zdecydowanie domena dużych przedsiębiorstw,
Piotr Pastuszka przewiduje jednak, że już niebawem takie rozwiązania zagoszczą w każdym domu.
– Przyszłość telematyki będzie moim zdaniem należała do rynku klientów indywidualnych –uważa prezes spółki T-matic Systems.

Z jego relacji wynika, że firmy ubezpieczeniowe, m.in. w Wielkiej Brytanii, zrozumiały już, jak poważne korzyści mogą czerpać dzięki indywidualnej analizie ryzyka.
Instalacja systemów pozwalających na monitoring flot pojazdów bardzo pozytywnie wpływa na sposób użytkowania pojazdów przez kierowców.
Zmieniają oni swoje zachowania drogowe, w większym stopniu stosują się do zasad ecodrivingu, co zwiększa bezpieczeństwo.
Zastosowań telematyki w życiu codziennym Piotr Pastuszka znajduje jeszcze więcej.
– Większość rodziców chciałaby korzystać z systemów umożliwiających lokalizowanie dzieci – uważa prezes T-matic Systems.
– Osoby aktywnie uprawiające sport dzięki lokalizacji GPS mogą analizować swe osiągnięcia podczas treningów.
Coraz więcej moich znajomych używa już zresztą w tym celu aplikacji na telefony komórkowe – Endomondo.
Przykłady można by mnożyć….
Brzmi kusząco.

Wielki brat patrzy
Podnosząc kwestie związane z monitorowaniem pojazdów, nie unikniemy pytania o prywatność.
Czyż nie należy nam się odrobina swobody? Kiedy otrzymujemy auto służbowe, nie dość,
że jesteśmy cały czas lokalizowani, dane o naszych poczynaniach na drodze są nieustannie przekazywane szefostwu,
to jeszcze informacje o zakupach na stacji benzynowej prezes otrzymuje w czasie rzeczywistym.
Piotr Pastuszka „pociesza”, że firmy od dawna „podglądają” swoich pracowników w pojazdac służbowych.
– W sumie systemy telematyczne nie są żadną nowością. Od wielu lat korzysta z nich wiele przedsiębiorstw logistycznych – tłumaczy Pastuszka.
Warto zauważyć, że wszystko, co związane z naszym życiem zawodowym, nie ma nic wspólnego z prywatnością,
bowiem nie działamy w swoim imieniu, tylko reprezentujemy firmę. Pracodawca nie chce przecież kontrolować naszych wyjazdów na urlop czy
intymnej korespondencji, ale nasze poczynania zawodowe. A przecież aby być w pracy, nie musimy stać przy taśmie produkcyjnej
– podróż w delegacje to również element naszych obowiązków służbowych.
W dobie telematyki załatwianie spraw zakładowych przy użyciu prywatnego samochodu może zacząć wzbudzać większe pożądanie niż „urwanie się” służbówką.

Flota na kartę
Delegacja. Urywają się telefony, co chwila przychodzą mejle, a tu spotkanie za spotkaniem, konieczność myślenia o czterech rzeczach
naraz… i walające się po całym wozie faktury za paliwo. Część zgubionych, druga część ze złym NIP, trzecia część z błędnym numerem
rejestracyjnym. To zamierzchła przeszłość. Obecnie firmy korzystają z uniwersalnych kart flotowych, które pozwalają wyposażyć każdego
pracownika w bezgotówkowy środek płatniczy działający na wybranych stacjach benzynowych czy systemach opłat za przejazd autostradą.
Karty flotowe pozwalają pracodawcy na podgląd wszystkich transakcji w czasie rzeczywistym (w każdej chwili może zablokować
wybraną kartę lub zmienić limity jej przypisane).
Z kolei pracownicy nie muszą zbierać faktur, pamiętać NIP ani podawać numerów rejestracyjnych.


Maria Szurowska
dziennikarka

 

źródło : w Sieci